Chính sách bảo mật — Ứng dụng HQ Maths

Cập nhật lần cuối: 01/10/2026 · Có hiệu lực từ: 01/10/2026

Ứng dụng HQ Maths là ứng dụng chính thức của Trung tâm HQ Maths, do CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ GIÁO DỤC HQ (mã số thuế 0111237501) điều hành và chịu trách nhiệm về dữ liệu. Trong chính sách này, "chúng tôi" hay "trung tâm" là công ty trên; "bạn" là người dùng. Chính sách áp dụng cho ứng dụng HQ Maths trên điện thoại (App Store, Google Play) và trang web Học online của trung tâm (hai nơi dùng chung một tài khoản học sinh).

1. Ai dùng ứng dụng

Ứng dụng dùng cho học sinh, phụ huynh và nhân viên (giáo viên, trợ giảng, lễ tân, kế toán, quản lý) của trung tâm, và học viên các khoá học online của trung tâm.
Học sinh, phụ huynh và nhân viên được trung tâm cấp tài khoản. Học viên online có thể tự đăng ký trên trang web Học online. Trong ứng dụng không có chỗ đăng ký, chỉ có chỗ đăng nhập.
Học viên của HQ Maths chủ yếu từ lớp 6 (khoảng 11 tuổi) trở lên. Ứng dụng dùng chung cho học sinh, phụ huynh và nhân viên, không phải ứng dụng dành riêng cho trẻ em. Phần dành cho học sinh dưới 16 tuổi nằm ở mục 12.

2. Chúng tôi có những thông tin gì của bạn

Phần lớn thông tin do trung tâm nhập khi bạn nhập học hoặc vào làm. Ứng dụng chủ yếu hiển thị lại thông tin đó cho đúng người, và gửi lên những gì bạn làm trong ứng dụng.

2.1 Học sinh

Tài khoản: họ tên, mã học sinh hoặc số điện thoại (để đăng nhập), khối lớp, ảnh đại diện nếu trung tâm có. Hồ sơ nhập học có thể có thêm ngày sinh, giới tính, trường, số điện thoại, địa chỉ. Học viên tự đăng ký trên trang web khai họ tên, số điện thoại, email (không bắt buộc) và mật khẩu.
Việc học tại trung tâm: lớp, lịch học, điểm danh, điểm số, bài tập về nhà, nhận xét của thầy cô, sao thưởng.
Việc học online: bài đã học, đoạn video bài giảng đã xem, câu trả lời trắc nghiệm, bài tự luận (chữ và ảnh chụp bài làm), bài làm và điểm các đề thi thử, chuỗi ngày học, điểm kinh nghiệm, huy hiệu, các lần vào lớp trực tuyến.
Câu hỏi gửi Gia sư AI (chữ và ảnh đề bài) — xem mục 6.

2.2 Phụ huynh

Tài khoản: họ tên, email để đăng nhập, số điện thoại. Những gì bạn tự điền ở mục Hồ sơ của tôi: quan hệ với con, nghề nghiệp, nơi làm việc, địa chỉ.
Thông tin của con: như mục 2.1. Phụ huynh chỉ xem được thông tin của chính con mình.
Học phí: các phiếu học phí, các lần đóng tiền (số tiền, cách đóng, thông tin chuyển khoản mà ngân hàng báo về cho trung tâm). Ứng dụng không nhận số thẻ hay số tài khoản ngân hàng của bạn; mã QR trên phiếu là tài khoản của trung tâm, việc chuyển tiền làm ở ứng dụng ngân hàng.
Việc bạn làm cho con: đơn xin nghỉ (ngày nghỉ, lý do), ảnh bài tập về nhà bạn chụp để nộp hộ con.
Giới thiệu bạn bè: mã giới thiệu của con và danh sách người bạn đã giới thiệu tới trung tâm.

2.3 Nhân viên

Tài khoản: họ tên, email, số điện thoại, vai trò, cơ sở làm việc.
Hồ sơ nhân sự do trung tâm lưu: ngày sinh, địa chỉ, số căn cước công dân, mã số thuế, số tài khoản ngân hàng, người liên hệ khi khẩn cấp, loại hợp đồng. Bạn xem hồ sơ của mình ở mục Hồ sơ của tôi.
Chấm công: giờ vào, giờ ra; vị trí, WiFi và địa chỉ mạng lúc chấm công (mục 5); lý do bạn ghi khi xin chấm công thủ công.
Công việc: lịch dạy, lớp phụ trách, điểm danh và nhận xét bạn nhập, bài tập bạn giao và chấm, đơn nghỉ phép, đơn tăng ca, đơn dạy thay, đơn tạm ứng lương, đăng ký ca, việc được giao, phiếu lương, các khoản phụ cấp và khoản trừ.
Chat nội bộ: tin nhắn chữ, ảnh, tệp và tin nhắn thoại giữa các nhân viên (mục 7).
Câu hỏi gửi Trợ lý AI — xem mục 6.
Trong lúc làm việc, nhân viên xem và cập nhật thông tin của người khác theo đúng việc được giao: học sinh, phụ huynh, người đang tìm hiểu trung tâm (họ tên, số điện thoại, ghi chú tư vấn), các khoản học phí và chuyển khoản.

2.4 Mọi người dùng

Thông tin về máy: một mã ngẫu nhiên ứng dụng tự tạo cho máy của bạn, mã nhận thông báo (mục 8), loại máy (iPhone hay Android) và phiên bản ứng dụng. Khi bạn xem video bài giảng, ứng dụng gửi tên đời máy (ví dụ "iPhone 15") để máy chủ biết bạn đang xem trên máy nào (mỗi tài khoản chỉ xem trên một máy cùng lúc).
Lịch sử đăng nhập: thời điểm, địa chỉ mạng (IP), loại thiết bị hoặc trình duyệt, đăng nhập thành công hay không. Chúng tôi ghi lại để phát hiện người lạ dò mật khẩu.

Những thứ ứng dụng KHÔNG thu: danh bạ, tin nhắn điện thoại, lịch sử duyệt web, vị trí của học sinh và phụ huynh, vị trí khi ứng dụng chạy nền, dữ liệu khuôn mặt hay vân tay. Ứng dụng không có quảng cáo, không cài công cụ đo hành vi, theo dõi quảng cáo hay báo lỗi của bên thứ ba.

3. Chúng tôi dùng thông tin để làm gì

Chỉ để vận hành việc học và việc làm ở trung tâm:

dạy học, điểm danh, giao và chấm bài, gửi nhận xét và kết quả học tập cho phụ huynh;
quản lý học phí, gửi phiếu học phí và lời nhắc đóng học phí;
chấm công, xếp ca, tính lương, xử lý đơn từ của nhân viên;
liên lạc nội bộ giữa các nhân viên;
gửi thông báo (lịch học, điểm danh, nhận xét, học phí, tin của trung tâm);
với người tự đăng ký học online trên trang web: nếu trung tâm bật, họ tên, số điện thoại và email được chuyển cho bộ phận tuyển sinh để tư vấn về khoá học;
giữ an toàn cho tài khoản và chống quay lén bài giảng.

Chúng tôi không bán dữ liệu của bạn, không dùng dữ liệu để quảng cáo và không đưa dữ liệu cho bên nào để họ quảng cáo.

4. Quyền truy cập trên điện thoại — chỉ khi bạn bấm

Máy ảnh và ảnh: ứng dụng chỉ mở máy ảnh hoặc thư viện ảnh khi bạn bấm nút chụp hoặc chọn ảnh: học sinh chụp bài tự luận hoặc đề bài hỏi Gia sư AI; phụ huynh chụp bài tập về nhà nộp hộ con; nhân viên gửi ảnh trong chat. Trên iPhone, khi chọn ảnh có sẵn, ứng dụng chỉ nhận đúng tấm bạn chọn. Ứng dụng không tự xem ảnh trong máy bạn.
Lưu ảnh vào máy: chỉ khi bạn bấm lưu (mã QR học phí, một hình trong bài học, một ảnh trong chat). Ứng dụng chỉ ghi ảnh vào máy, không đọc thư viện ảnh.
Tệp: nhân viên chọn tệp để gửi trong chat qua trình chọn tệp của điện thoại. Ứng dụng chỉ nhận đúng tệp bạn chọn.
Micro: chỉ nhân viên, chỉ khi bạn bấm ghi âm để gửi tin nhắn thoại trong chat nội bộ (mục 7). Ứng dụng không ghi âm khi chạy nền.
Vị trí và WiFi: chỉ nhân viên, chỉ lúc chấm công (mục 5).
Face ID, Touch ID hoặc vân tay: tuỳ chọn khoá ứng dụng, mặc định tắt, bật ở Hồ sơ → Cài đặt. Việc nhận diện chạy hoàn toàn trên điện thoại; ứng dụng và trung tâm không bao giờ nhận dữ liệu khuôn mặt hay vân tay của bạn.
Thông báo: xem mục 8.

Bạn tắt được các quyền này bất cứ lúc nào trong phần Cài đặt của điện thoại. Khi tắt, tính năng dùng quyền đó sẽ không chạy.

5. Vị trí và WiFi — chỉ khi nhân viên chấm công

Ứng dụng chỉ dùng vị trí và WiFi ở màn chấm công của nhân viên (kể cả trợ giảng chấm công theo buổi). Học sinh và phụ huynh không bao giờ bị hỏi vị trí; hai vai này không có màn chấm công.
Mỗi lần bạn bấm chấm công vào, chấm công ra hoặc "Có mặt", ứng dụng gửi kèm:
- vị trí của điện thoại (kinh độ, vĩ độ, độ chính xác), nếu bạn đã cho phép dùng vị trí;
- tên WiFi và mã của bộ phát WiFi mà điện thoại đang nối (mã riêng của từng bộ phát, còn gọi là BSSID);
- trên Android, một dấu cho biết vị trí có phải do ứng dụng giả vị trí tạo ra hay không.
Máy chủ còn ghi địa chỉ mạng (IP) của lần chấm công đó.
Các thông tin này dùng để đối chiếu bạn có đang ở cơ sở của trung tâm không (đứng trong khu vực của cơ sở, hoặc đang nối WiFi của trung tâm), và được lưu vào bản ghi chấm công của bạn.
Ứng dụng chỉ đọc vị trí và WiFi lúc bạn đang mở ứng dụng và bấm chấm công, không theo dõi khi chạy nền. Điện thoại chỉ cho ứng dụng đọc WiFi đang nối khi ứng dụng được dùng vị trí, nên ứng dụng có thể xin quyền vị trí "khi dùng ứng dụng" kể cả ở cơ sở chấm công bằng WiFi.
Người quản lý chấm công (quản trị viên, quản lý cơ sở, kế toán) dùng màn "WiFi chấm công" để lưu WiFi của cơ sở; màn này đọc WiFi mà máy của họ đang nối.
Bạn tắt quyền vị trí được bất cứ lúc nào trong Cài đặt của điện thoại. Khi đó ứng dụng có thể không xác nhận được bạn ở cơ sở; bạn vẫn gửi được yêu cầu chấm công thủ công kèm lý do để quản lý duyệt.

6. Trí tuệ nhân tạo (AI)

Gia sư AI (cho học sinh), Trợ lý AI (cho nhân viên) và các nút Gợi ý bằng AI của thầy cô (xem dưới) nhờ một dịch vụ AI bên ngoài trung tâm để trả lời. Trung tâm dùng Google Gemini của công ty Google (bản trả phí của Gemini API) và không gửi dữ liệu cho dịch vụ AI nào khác. Nếu đổi sang nhà cung cấp khác, chúng tôi sẽ sửa chính sách này và hỏi lại bạn trong ứng dụng.
Hỏi ý kiến trước khi gửi: lần đầu bạn dùng một tính năng AI, ứng dụng hiện màn nói rõ gửi đi những gì, gửi cho ai, để làm gì, và chỉ gửi sau khi bạn bấm Đồng ý. Chưa đồng ý thì ứng dụng không gửi gì cho AI, các phần khác vẫn dùng bình thường. Ứng dụng hỏi một lần cho mọi tính năng AI của tài khoản; bạn rút lại được bất cứ lúc nào ở Hồ sơ → Cài đặt → Dữ liệu gửi cho AI. Sau khi đồng ý, ứng dụng cũng chỉ gửi khi bạn bấm gửi câu hỏi hoặc bấm nút gợi ý.
Gửi đi những gì:
- Gia sư AI: câu bạn hỏi (kèm các câu trước trong cùng cuộc trò chuyện), ảnh đề bài nếu bạn gửi. Máy chủ của trung tâm gửi thêm tên và khối lớp của bạn để gia sư gọi tên và giảng đúng trình độ.
- Trợ lý AI: câu bạn hỏi, kèm các câu trước trong cùng cuộc trò chuyện. Riêng chế độ "Nghiên cứu dữ liệu" (chỉ Quản trị viên dùng được, mặc định tắt) còn gửi cấu trúc bảng dữ liệu và tối đa 50 dòng kết quả tra được, có thể có tên, số điện thoại, số tiền của học sinh và phụ huynh.
Để làm gì: chỉ để trả lời câu bạn hỏi và đưa ra gợi ý. Không dùng để quảng cáo.
Lưu lại những gì: với Gia sư AI và Trợ lý AI, máy chủ của trung tâm không lưu nội dung cuộc trò chuyện, chỉ ghi số lượt hỏi và chi phí để giới hạn lượt dùng; ứng dụng không giữ cuộc trò chuyện trên máy sau khi bạn tắt ứng dụng. Chế độ "Nghiên cứu dữ liệu" thì máy chủ lưu câu hỏi, câu trả lời của AI và câu lệnh tra dữ liệu vào nhật ký hệ thống để kiểm tra về sau (không lưu các dòng dữ liệu đã gửi cho AI).
Công cụ AI của thầy cô (trên trang quản lý của trung tâm và trong ứng dụng của nhân viên):
- thầy cô có thể nhờ AI gợi ý chấm bài tự luận: phần chữ, hoặc tấm ảnh đầu tiên, của bài làm cùng tên bài học được gửi cho dịch vụ AI (không kèm tên học viên); gợi ý được lưu cùng bài làm để thầy cô xem;
- khi trung tâm bật, thầy cô có thể nhờ AI soạn nháp nhận xét tháng: tên học sinh, điểm, bài kiểm tra tháng, số buổi đi học (và thứ hạng trong lớp nếu phiếu có) được gửi cho dịch vụ AI.
Trong ứng dụng, thầy cô cũng được hỏi đồng ý một lần như trên trước khi dùng. Các công cụ này do thầy cô bấm dùng, không hỏi ý kiến học sinh hay phụ huynh từng lần (phụ huynh đồng ý khi con nhập học, mục 12). Kết quả AI trả về chỉ là gợi ý; thầy cô đọc lại, sửa rồi mới chốt điểm hay gửi nhận xét.
Google bảo vệ dữ liệu ra sao: trung tâm dùng bản trả phí của Gemini API. Theo Điều khoản bổ sung của Gemini API (ai.google.dev/gemini-api/terms), với bản trả phí Google không dùng nội dung được gửi hay câu trả lời để cải thiện sản phẩm hay công nghệ AI của Google, xử lý dữ liệu theo Phụ lục xử lý dữ liệu của Google (Google xử lý thay trung tâm), và chỉ lưu nhật ký trong thời gian giới hạn để phát hiện lạm dụng hoặc khi pháp luật yêu cầu. Nhờ vậy, dữ liệu gửi cho Google được bảo vệ ở mức ngang bằng chính sách này.
Đừng gõ số điện thoại, địa chỉ nhà, mật khẩu hay chuyện riêng vào khung hỏi; chụp ảnh thì chỉ lấy phần đề bài.

7. Chat nội bộ của nhân viên

Chat chỉ có ở tài khoản nhân viên. Học sinh và phụ huynh không có chat trong ứng dụng.
Bạn có thể gửi chữ, ảnh, tệp và tin nhắn thoại. Tin nhắn thoại được ghi bằng micro khi bạn bấm ghi âm (tối đa 2 phút), rồi được tải lên máy chủ của trung tâm và lưu như mọi tin nhắn khác; những người trong cuộc trò chuyện nghe lại được.
Tin nhắn, ảnh, tệp và tin nhắn thoại được lưu trên máy chủ của trung tâm; những người trong cuộc trò chuyện xem được. "Xoá ở phía tôi" chỉ ẩn tin với bạn, người khác vẫn xem được. "Thu hồi" làm tin không còn hiện với mọi người trong cuộc trò chuyện.

8. Thông báo đẩy

Để gửi thông báo tới điện thoại, ứng dụng dùng Firebase Cloud Messaging của Google. Trên iPhone, thông báo còn đi qua dịch vụ thông báo của Apple.
Ứng dụng gửi lên máy chủ trung tâm một mã nhận thông báo gắn với tài khoản của bạn, cùng mã ngẫu nhiên của máy, loại máy và phiên bản ứng dụng. Để giao thông báo, Google nhận mã cài đặt ứng dụng, đời máy, phiên bản hệ điều hành, ngôn ngữ và múi giờ của máy. Nội dung thông báo (ví dụ "con vắng buổi học") đi qua dịch vụ của Google và Apple để tới máy bạn.
Tắt thông báo: Hồ sơ → Cài đặt → Thông báo đẩy, hoặc trong phần Cài đặt của điện thoại. Khi bạn tắt thông báo trong ứng dụng, đăng xuất hoặc xoá tài khoản, mã nhận thông báo của máy đó bị vô hiệu hoá trên máy chủ và máy đó ngừng nhận thông báo.

9. Video bài giảng trên YouTube và lớp trực tuyến

Video bài giảng phát bằng trình phát YouTube (của Google) đặt ngay trong ứng dụng. Khi bạn xem, Google có thể nhận địa chỉ mạng, thông tin máy và việc xem video theo Chính sách quyền riêng tư của Google (policies.google.com/privacy). Trung tâm không nhận các dữ liệu mà Google thu.
Trên video có dòng chữ mờ ghi tên và số điện thoại (đã che bớt vài số) của bạn để chống quay lén bài giảng. Dòng chữ này chỉ hiện trên máy bạn.
Lớp trực tuyến mở bằng ứng dụng Zoom, hoặc bằng đường dẫn thầy cô gửi. Dịch vụ đó xử lý dữ liệu theo chính sách của họ. Trung tâm ghi lại việc bạn vào lớp; với phòng Zoom của trung tâm, Zoom báo về giờ vào và giờ ra của bạn để trung tâm điểm danh.

10. Hỏi đáp dưới bài học và bảng xếp hạng

Trên ứng dụng, học viên chỉ đọc được phần Hỏi đáp dưới mỗi bài học: câu hỏi của các bạn và lời giải đáp của thầy cô. Muốn đặt câu hỏi, bạn mở bài đó trên trang web Học online.
Câu hỏi hiện kèm tên bạn cho thầy cô và những người học được bài đó. Thầy cô trả lời, kiểm duyệt và gỡ nội dung không phù hợp; bạn tự gỡ được câu mình đã viết trên trang web.
Bảng xếp hạng tuần của khoá học hiện tên và điểm kinh nghiệm của các bạn đứng đầu cho những người cùng học khoá đó.

11. Ai được xem thông tin của bạn

Trong trung tâm: mỗi người chỉ thấy phần việc của mình. Phụ huynh chỉ thấy thông tin của con mình; giáo viên, trợ giảng thấy lớp mình phụ trách; lễ tân, kế toán, quản lý thấy phần dữ liệu cần cho việc của họ. Nhân viên xem được hồ sơ nhân sự của chính mình; bộ phận quản lý nhân sự xem được hồ sơ nhân viên.
Người dùng khác: tên bạn hiện ở hỏi đáp và bảng xếp hạng (mục 10); người trong cuộc trò chuyện xem tin nhắn chat (mục 7). Nếu bạn biết tới trung tâm qua mã giới thiệu của một phụ huynh khác, phụ huynh đó thấy họ tên và tình trạng (đang tìm hiểu hay đã ghi danh) của người mình giới thiệu.
Bên ngoài trung tâm, chỉ những bên giúp dịch vụ chạy:
- các nhà cung cấp hạ tầng máy chủ và cơ sở dữ liệu của trung tâm (mục 13);
- Google Firebase Cloud Messaging và dịch vụ thông báo của Apple (mục 8);
- Google Gemini, khi bạn dùng tính năng AI sau khi đã đồng ý, và khi thầy cô dùng công cụ AI (mục 6);
- YouTube khi bạn xem video, Zoom khi bạn vào lớp trực tuyến (mục 9);
- Zalo và email, khi trung tâm gửi phiếu học phí, lời nhắc đóng học phí hay tin tức cho phụ huynh qua các kênh này.
Các bên xử lý dữ liệu thay trung tâm (máy chủ, cơ sở dữ liệu, Firebase, Google Gemini) chỉ được dùng dữ liệu cho việc trung tâm nhờ và phải bảo vệ dữ liệu ở mức ngang bằng chính sách này. YouTube, Zoom và Zalo xử lý dữ liệu theo chính sách riêng của họ khi bạn dùng các dịch vụ đó.
Chúng tôi chỉ đưa thông tin cho cơ quan nhà nước khi pháp luật bắt buộc.

12. Học sinh dưới 16 tuổi

Theo Luật Trẻ em năm 2016, người dưới 16 tuổi là trẻ em. Nhiều học viên của HQ Maths ở độ tuổi này, nên thông tin của các bạn được giữ cẩn thận hơn:

Với học sinh học tại trung tâm: khi nhập học, trung tâm xin sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ để xử lý thông tin của học sinh như chính sách này. Tài khoản của các bạn do trung tâm tạo.
Với học viên tự đăng ký học online trên trang web: trang đăng ký không hỏi tuổi. Nếu bạn dưới 16 tuổi, hãy nhờ bố mẹ hoặc người giám hộ đăng ký hộ, hoặc xin phép bố mẹ trước khi đăng ký.
Ứng dụng không có quảng cáo, không bán hay dùng dữ liệu của học sinh để quảng cáo. Học sinh không có chat nên không nhận được tin nhắn riêng của người lạ qua ứng dụng.
Gia sư AI chỉ mở sau khi con đọc màn hỏi ý kiến và bấm Đồng ý, và chỉ gửi câu hỏi khi con tự bấm gửi; máy chủ gửi kèm họ tên và khối lớp của con (mục 6). Bài tự luận, điểm và số buổi đi học của con có thể được gửi cho dịch vụ AI khi thầy cô dùng công cụ AI (mục 6). Bố mẹ muốn con ngừng dùng Gia sư AI thì rút lại đồng ý ở Hồ sơ → Cài đặt → Dữ liệu gửi cho AI trên máy của con, hoặc liên hệ trung tâm.
Cha mẹ hoặc người giám hộ thay con thực hiện các quyền ở mục 14, bằng cách liên hệ trung tâm.

13. Lưu ở đâu, giữ bao lâu

Máy chủ vận hành ứng dụng đặt tại Việt Nam (Vietnix). Ảnh, tệp và tin nhắn thoại bạn tải lên được lưu trên máy chủ của trung tâm tại Việt Nam. Dữ liệu truyền giữa ứng dụng và máy chủ qua kết nối mã hoá (HTTPS).
Khi bạn dùng các dịch vụ ở mục 11 (thông báo, AI, YouTube, Zoom), phần dữ liệu liên quan được các công ty đó xử lý trên máy chủ của họ, có thể ở ngoài Việt Nam.
Thông tin tài khoản và việc học được giữ trong thời gian bạn học hoặc làm việc ở trung tâm. Sau khi tài khoản bị khoá, dữ liệu học tập, điểm danh, học phí và chấm công vẫn được giữ trong thời gian pháp luật yêu cầu (ví dụ sổ sách học phí theo quy định về kế toán).
Tin nhắn chat (kể cả ảnh, tệp, tin nhắn thoại) được giữ trên máy chủ của trung tâm; hiện không có hạn tự xoá.
Nội dung trò chuyện với Gia sư AI và Trợ lý AI không được lưu trên máy chủ trung tâm; riêng chế độ Nghiên cứu dữ liệu có lưu câu hỏi trong nhật ký hệ thống (mục 6).
Trên điện thoại, ứng dụng giữ phiên đăng nhập và mã ngẫu nhiên của máy trong vùng lưu trữ an toàn của máy (Keychain trên iPhone; trên iPhone mã này còn giữ lại cả khi bạn xoá rồi cài lại ứng dụng), cùng vài lựa chọn cài đặt, bài làm dở của đề thi và bản nháp điểm danh để không mất khi rớt mạng.

14. Quyền của bạn

Xem: thông tin tài khoản ở tab Hồ sơ; điểm danh, học phí, việc học, chấm công trong các mục của ứng dụng. Muốn biết trung tâm đang giữ những thông tin gì khác về mình, bạn hỏi trung tâm.
Sửa: đổi mật khẩu ở Hồ sơ → Đổi mật khẩu. Phụ huynh tự sửa họ tên, số điện thoại, quan hệ với con, nghề nghiệp, nơi làm việc, địa chỉ ở Hồ sơ → Hồ sơ của tôi. Nhân viên tự sửa số điện thoại và địa chỉ ở đó, còn các mục khác (họ tên, ngày sinh, số căn cước, mã số thuế, tài khoản ngân hàng) thì gửi đề nghị sửa để bộ phận nhân sự duyệt. Học sinh, và email đăng nhập của mọi người, muốn sửa thì báo trung tâm.
Tắt hoặc rút lại: thông báo (Hồ sơ → Cài đặt → Thông báo đẩy); vị trí, máy ảnh, ảnh, micro (Cài đặt của điện thoại); đồng ý gửi dữ liệu cho AI (Hồ sơ → Cài đặt → Dữ liệu gửi cho AI — rút lại rồi thì ứng dụng không gửi gì cho AI cho tới khi bạn đồng ý lại). Muốn rút lại đồng ý cho trung tâm xử lý thông tin của học sinh nói chung, phụ huynh liên hệ trung tâm; khi đó trung tâm có thể không tiếp tục phục vụ việc học như trước.
Yêu cầu xoá: xem mục 15.
Gửi yêu cầu qua email contact@hqmaths.edu.vn hoặc trực tiếp tại cơ sở. Trung tâm trả lời trong vòng 30 ngày. Bạn cũng có quyền khiếu nại tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

15. Xoá tài khoản

Ngay trong ứng dụng: tab Hồ sơ → Xoá tài khoản → Tiếp tục → Xoá tài khoản.

Tài khoản bị khoá ngay: bạn bị đăng xuất và không đăng nhập lại được; máy đó ngừng nhận thông báo.
Dữ liệu học tập, điểm danh, học phí và chấm công vẫn được trung tâm giữ, vì trung tâm có nghĩa vụ lưu các thông tin này.
Muốn xoá hẳn thông tin cá nhân (họ tên, email, số điện thoại…), bạn gửi yêu cầu tới trung tâm qua email contact@hqmaths.edu.vn hoặc theo hướng dẫn ở hqmaths.edu.vn/xoa-tai-khoan. Trung tâm xử lý trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận, trừ phần buộc phải giữ theo quy định pháp luật.
Muốn dùng lại tài khoản đã khoá, bạn liên hệ trung tâm để mở lại.

16. Bảo mật

Dữ liệu truyền giữa ứng dụng và máy chủ qua kết nối mã hoá (HTTPS).
Mật khẩu được lưu ở dạng mã hoá một chiều; ngay cả nhân viên trung tâm cũng không đọc được.
Với tài khoản đăng nhập bằng email, máy chủ tạm khoá đăng nhập khi thấy nhập sai mật khẩu nhiều lần. Mọi lần đăng nhập, đúng hay sai, đều được ghi lại để phát hiện truy cập lạ.
Mỗi vai chỉ xem được phần dữ liệu cần cho việc của mình (mục 11).
Bạn có thể bật khoá ứng dụng bằng Face ID, Touch ID hoặc vân tay.

Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra sự cố làm lộ dữ liệu cá nhân, trung tâm sẽ xử lý và thông báo theo quy định pháp luật.

17. Thay đổi chính sách

Khi sửa chính sách này, chúng tôi đổi ngày cập nhật ở đầu trang. Thay đổi lớn (ví dụ thêm loại dữ liệu mới hay đổi nhà cung cấp AI) sẽ được ghi rõ trong chính sách.

18. Liên hệ

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ GIÁO DỤC HQ
Mã số thuế: 0111237501
Trụ sở: BT3-17, Khu đô thị Ngoại Giao Đoàn, Phường Xuân Đỉnh, Thành phố Hà Nội
Email: contact@hqmaths.edu.vn
Điện thoại: 088 868 2022
Website: https://hqmaths.edu.vn

Privacy Policy — HQ Maths App

Last updated: 01/10/2026 (1 October 2026) · Effective from: 01/10/2026

The HQ Maths app is the official app of HQ Maths Center. It is operated by CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ GIÁO DỤC HQ (HQ Education Investment Company Limited, Tax ID 0111237501), which is responsible for the data. In this policy, "we" or "the center" means that company, and "you" means the user. This policy covers the HQ Maths mobile app (App Store, Google Play) and the center's online learning website, which share the same student account.

1. Who uses the app

The app is for the center's students, parents and staff (teachers, teaching assistants, receptionists, accountants, managers), and for learners of the center's online courses.
Students, parents and staff receive accounts from the center. Online learners may register themselves on the center's online learning website. There is no sign-up in the app, only sign-in.
Most HQ Maths students are in grade 6 (about 11 years old) or above. The app is shared by students, parents and staff; it is not an app made specifically for children. Section 12 covers students under 16.

2. What information we hold

Most information is entered by the center when you enrol or join as staff. The app mainly shows that information to the right people and sends what you do in the app.

2.1 Students

Account: full name, student code or phone number (to sign in), grade, and a profile photo if the center has one. The enrolment record may also include date of birth, gender, school, phone number and address. Learners who register on the website provide name, phone number, email (optional) and password.
Study at the center: classes, schedule, attendance, scores, homework, teacher feedback, reward stars.
Online study: lessons completed, parts of lesson videos watched, quiz answers, written answers (text and photos of work), practice-exam answers and scores, study streaks, experience points, badges, online class attendance.
Questions sent to the AI tutor (text and photos of problems) — see section 6.

2.2 Parents

Account: full name, sign-in email, phone number. What you fill in under My profile: relationship to the child, occupation, workplace, address.
Your child's information: as in 2.1. Parents can see only their own child's information.
Tuition: tuition invoices and payments (amount, method, and the transfer details the bank reports to the center). The app does not receive your card or bank account number; the QR code on an invoice is the center's account, and the transfer is made in your banking app.
Things you do for your child: leave requests (dates, reason) and photos of homework you take to submit on your child's behalf.
Referrals: your child's referral code and the list of people you referred to the center.

2.3 Staff

Account: full name, email, phone number, role, campus.
HR record kept by the center: date of birth, address, citizen ID number, tax code, bank account number, emergency contact, contract type. You can view your own record under My profile.
Clock-in: clock-in and clock-out times; location, Wi-Fi and network address at clock-in (section 5); the reason you give when you ask for a manual clock-in.
Work: teaching schedule, assigned classes, attendance and feedback you enter, homework you assign and grade, leave, overtime, substitute-teaching and salary-advance requests, shift registrations, assigned tasks, payslips, allowances and deductions.
Internal chat: text messages, photos, files and voice messages between staff (section 7).
Questions sent to the AI assistant — see section 6.
While working, staff view and update other people's information as their job requires: students, parents, prospective families (name, phone number, counselling notes), tuition and bank transfers.

2.4 All users

Device information: a random ID the app creates for your device, a push notification token (section 8), device platform (iPhone or Android) and app version. When you watch a lesson video, the app sends your device model name (for example "iPhone 15") so the server knows which device is playing (one device per account at a time).
Sign-in history: time, network (IP) address, device or browser type, and whether the sign-in succeeded. We keep it to detect password-guessing.

What the app does NOT collect: contacts, phone text messages, browsing history, the location of students or parents, location while the app is in the background, face or fingerprint data. The app has no ads and no third-party analytics, ad-tracking or crash-reporting tools.

3. How we use information

Only to run study and work at the center:

teaching, attendance, assigning and grading work, sending feedback and results to parents;
managing tuition, sending invoices and payment reminders;
staff clock-in, shift planning, payroll and requests;
internal communication between staff;
sending notifications (schedules, attendance, feedback, tuition, center news);
for people who register for online courses on the website: if the center turns this on, their name, phone number and email are passed to the admissions team to advise them about courses;
keeping accounts safe and preventing screen recording of lessons.

We do not sell your data, do not use it for advertising, and do not give it to anyone for advertising.

4. Phone permissions — only when you tap

Camera and photos: the app opens the camera or photo library only when you tap a button to take or choose a photo: students photograph written work or a problem for the AI tutor; parents photograph homework to submit for their child; staff send photos in chat. On iPhone, when choosing existing photos, the app receives only the photos you pick. The app does not browse the photos on your phone.
Saving images to your phone: only when you tap save (a tuition QR code, an image in a lesson, a photo in chat). The app only adds images; it does not read your photo library.
Files: staff pick files to send in chat through the phone's own file picker. The app receives only the file you pick.
Microphone: staff only, and only when you tap record to send a voice message in internal chat (section 7). The app does not record in the background.
Location and Wi-Fi: staff only, and only at clock-in (section 5).
Face ID, Touch ID or fingerprint: optional app lock, off by default, turned on under Profile → Settings. Recognition runs entirely on your phone; the app and the center never receive face or fingerprint data.
Notifications: see section 8.

You can turn these permissions off at any time in your phone's Settings. The feature that uses a permission will not work while it is off.

5. Location and Wi-Fi — only when staff clock in

The app uses location and Wi-Fi only on the staff clock-in screens (including teaching assistants who clock in per session). Students and parents are never asked for location; they have no clock-in screen.
Each time you tap clock in, clock out or "Present", the app sends:
- your phone's location (latitude, longitude, accuracy), if you have allowed location;
- the name of the Wi-Fi network and the identifier of the Wi-Fi access point your phone is connected to (each access point's own ID, also called BSSID);
- on Android, a flag saying whether the location was produced by a fake-location app.
The server also records the network (IP) address of that clock-in.
This is used to check that you are at a center campus (inside the campus area, or connected to the center's Wi-Fi) and is stored in your attendance record.
The app reads location and Wi-Fi only while you have the app open and tap to clock in, never in the background. Phones only let an app read the connected Wi-Fi when it may use location, so the app may ask for "while using the app" location even at campuses that verify by Wi-Fi.
Attendance managers (administrators, campus managers, accountants) use the "Clock-in Wi-Fi" screen to save a campus's Wi-Fi; that screen reads the Wi-Fi their own phone is connected to.
You can turn location off at any time in your phone's Settings. The app may then be unable to confirm you are at the campus; you can still send a manual clock-in request with a reason for a manager to approve.

6. Artificial intelligence (AI)

The AI tutor (for students), the AI assistant (for staff) and the teachers' AI suggestion buttons (see below) use an AI service outside the center to answer. The center uses Google Gemini by Google (the paid tier of the Gemini API) and sends data to no other AI service. If we switch to another provider, we will update this policy and ask you again in the app.
We ask before sending: the first time you use an AI feature, the app shows a screen that explains what will be sent, to whom and why, and sends nothing until you tap Agree ("Đồng ý"). If you do not agree, nothing is sent to AI and the rest of the app works as usual. The app asks once for all AI features of your account; you can withdraw at any time under Profile → Settings → Data sent to AI ("Dữ liệu gửi cho AI"). After you agree, the app still sends only when you tap send or tap a suggestion button.
What is sent:
- AI tutor: your question (with earlier messages in the same conversation) and the photo of the problem if you attach one. The center's server also adds your name and grade so the tutor can address you and teach at the right level.
- AI assistant: your question, with earlier messages in the same conversation. The "Data research" mode (administrators only, off by default) also sends the database table structure and up to 50 result rows, which may include names, phone numbers and amounts of students and parents.
Why: only to answer your question and make suggestions. Never for advertising.
What is kept: for the AI tutor and AI assistant, the center's server does not store the conversation; it only counts questions and cost to enforce usage limits, and the app does not keep the conversation on your phone after you close the app. In "Data research" mode, the server keeps the question, the AI's answer and the data query in a system log for later review (the data rows sent to AI are not stored).
Teachers' AI tools (on the center's management website and in the staff app):
- teachers can ask AI to suggest a grade for written answers: the text of the work, or its first photo, and the lesson title are sent to the AI service (without the learner's name); the suggestion is saved with the answer for the teacher to review;
- when the center turns it on, teachers can ask AI to draft monthly report comments: the student's name, scores, monthly test results, number of sessions attended (and class ranking if the report has one) are sent to the AI service.
In the app, teachers are also asked once for consent, as above, before using them. Teachers choose when to use these tools; students and parents are not asked each time (parents consent at enrolment, section 12). AI output is only a suggestion; teachers review and edit it before confirming grades or sending comments.
How Google protects the data: the center uses the paid tier of the Gemini API. Under the Gemini API Additional Terms of Service (ai.google.dev/gemini-api/terms), for paid services Google does not use the content sent or the responses to improve Google's products or AI technology, processes the data under Google's data processing terms (Google acts as a processor for the center), and keeps logs only for a limited time to detect abuse or when required by law. Data sent to Google is therefore protected at a level equal to this policy.
Please do not type phone numbers, home addresses, passwords or private matters into the question box; when taking a photo, include only the problem.

7. Staff internal chat

Chat is available only to staff accounts. Students and parents have no chat in the app.
You can send text, photos, files and voice messages. A voice message is recorded with the microphone when you tap record (up to 2 minutes), then uploaded to the center's server and kept like any other message; people in the conversation can play it back.
Messages, photos, files and voice messages are stored on the center's server and visible to the people in the conversation. "Delete for me" hides a message only for you; others can still see it. "Recall" removes the message from view for everyone in the conversation.

8. Push notifications

To deliver notifications, the app uses Google's Firebase Cloud Messaging. On iPhone, notifications also go through Apple's push notification service.
The app sends the center's server a push notification token linked to your account, together with the device's random ID, platform and app version. To deliver notifications, Google receives an app installation ID, device model, operating system version, language and time zone. The notification text (for example "your child missed a class") passes through Google's and Apple's services to reach your phone.
To turn notifications off: Profile → Settings → Push notifications, or in your phone's Settings. When you turn them off in the app, sign out or delete your account, that device's token is deactivated on the server and the device stops receiving notifications.

9. Lesson videos on YouTube and online classes

Lesson videos play in the YouTube player (by Google) embedded in the app. When you watch, Google may receive your network address, device information and viewing activity under Google's Privacy Policy (policies.google.com/privacy). The center does not receive the data Google collects.
A faint overlay on the video shows your name and phone number (partly hidden) to discourage screen recording. The overlay is shown only on your device.
Online classes open in the Zoom app or through a link from the teacher. That service processes data under its own policy. The center records that you joined; for the center's Zoom rooms, Zoom reports your join and leave times so the center can take attendance.

10. Lesson Q&A and leaderboards

In the app, learners can only read the Q&A under each lesson: other learners' questions and teachers' answers. To ask a question, open the lesson on the online learning website.
Questions show your name to teachers and to people who can open that lesson. Teachers answer, moderate and remove inappropriate content; you can remove your own posts on the website.
A course's weekly leaderboard shows the names and experience points of the top learners to others taking the same course.

11. Who can see your information

Inside the center: each person sees only what their job needs. Parents see only their own child's information; teachers and teaching assistants see their assigned classes; receptionists, accountants and managers see the data needed for their work. Staff can see their own HR record; the HR team can see staff records.
Other users: your name appears in Q&A and leaderboards (section 10); people in a chat see its messages (section 7). If you came to the center through another parent's referral code, that parent can see the name and status (enquiring or enrolled) of the person they referred.
Outside the center, only those that help the service run:
- the center's server and database hosting providers (section 13);
- Google Firebase Cloud Messaging and Apple's push notification service (section 8);
- Google Gemini, when you use an AI feature after agreeing, and when teachers use AI tools (section 6);
- YouTube when you watch videos, Zoom when you join online classes (section 9);
- Zalo and email, when the center sends invoices, payment reminders or news to parents through these channels.
Parties that process data on the center's behalf (server and database hosting, Firebase, Google Gemini) may use it only for the work the center asks of them and must protect it at a level equal to this policy. YouTube, Zoom and Zalo process data under their own policies when you use those services.
We disclose information to authorities only when the law requires it.

12. Students under 16

Under Vietnam's Law on Children (2016), people under 16 are children. Many HQ Maths learners are in this age group, so their information is handled with extra care:

For students studying at the center: at enrolment, the center obtains the consent of a parent or guardian to process the student's information as described in this policy. Their accounts are created by the center.
For learners registering for online courses on the website: the sign-up page does not ask for age. If you are under 16, please ask a parent or guardian to register for you, or get their permission before registering.
The app has no ads and does not sell or use students' data for advertising. Students have no chat, so they cannot receive private messages from strangers through the app.
The AI tutor opens only after the child reads the consent screen and taps Agree, and sends a question only when the child taps send; the server adds the child's full name and grade (section 6). The child's written answers, scores and attendance may be sent to the AI service when teachers use AI tools (section 6). Parents who want their child to stop using the AI tutor can withdraw consent under Profile → Settings → Data sent to AI on the child's phone, or contact the center.
Parents or guardians exercise the rights in section 14 on the child's behalf by contacting the center.

13. Where data is stored and for how long

The servers that run the app are located in Vietnam (Vietnix). Photos, files and voice messages you upload are stored on the center's server in Vietnam. Data between the app and the server travels over encrypted connections (HTTPS).
When you use the services in section 11 (notifications, AI, YouTube, Zoom), the related data is processed by those companies on their own servers, which may be outside Vietnam.
Account and study information is kept while you study or work at the center. After an account is disabled, study, attendance, tuition and clock-in records are kept for as long as the law requires (for example, tuition records under accounting rules).
Chat messages (including photos, files and voice messages) are kept on the center's server; there is currently no automatic deletion period.
AI tutor and AI assistant conversations are not stored on the center's server; only "Data research" mode keeps questions in a system log (section 6).
On your phone, the app keeps your sign-in session and the device's random ID in the phone's secure storage (the Keychain on iPhone; on iPhone this ID remains even if you delete and reinstall the app), plus a few settings, unfinished practice-exam answers and attendance drafts so nothing is lost if the connection drops.

14. Your rights

View: your account in the Profile tab; attendance, tuition, study and clock-in in the relevant sections of the app. To learn what else the center holds about you, ask the center.
Correct: change your password under Profile → Change password. Parents can edit their name, phone number, relationship to the child, occupation, workplace and address under Profile → My profile. Staff can edit their phone number and address there, and send change requests for other items (name, date of birth, citizen ID, tax code, bank account) for HR to approve. Students, and anyone wanting to change their sign-in email, should ask the center.
Turn off or withdraw: notifications (Profile → Settings → Push notifications); location, camera, photos, microphone (phone Settings); consent to send data to AI (Profile → Settings → Data sent to AI — once withdrawn, the app sends nothing to AI until you agree again). To withdraw consent for the center to process a student's information in general, a parent contacts the center; the center may then be unable to continue providing its services as before.
Deletion: see section 15.
Send requests to contact@hqmaths.edu.vn or in person at a campus. The center responds within 30 days. You also have the right to complain to the competent state authority for personal data protection.

15. Deleting your account

In the app: Profile tab → Xoá tài khoản (Delete account) → Tiếp tục (Continue) → Xoá tài khoản.

The account is disabled immediately: you are signed out and cannot sign in again; that device stops receiving notifications.
Study, attendance, tuition and clock-in records are kept by the center, as the center is required to keep them.
To have your personal information fully erased (name, email, phone number…), send a request to the center at contact@hqmaths.edu.vn or follow hqmaths.edu.vn/xoa-tai-khoan. The center completes it within 30 days of receipt, except for what the law requires us to keep.
To use a disabled account again, contact the center to reopen it.

16. Security

Data between the app and the server travels over encrypted connections (HTTPS).
Passwords are stored with one-way hashing; not even center staff can read them.
For email sign-in accounts, the server temporarily blocks sign-in after repeated wrong passwords. Every sign-in attempt, successful or not, is logged to detect unusual access.
Each role can see only the data its work needs (section 11).
You can lock the app with Face ID, Touch ID or fingerprint.

No system is perfectly secure. If an incident exposes personal data, the center will handle it and give notice as required by law.

17. Changes to this policy

When we change this policy, we update the date at the top. Significant changes (for example a new type of data or a different AI provider) will be stated clearly in the policy.

18. Contact

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ GIÁO DỤC HQ (HQ Education Investment Company Limited)
Tax ID: 0111237501
Address: BT3-17, Ngoai Giao Doan Urban Area, Xuan Dinh Ward, Hanoi, Vietnam
Email: contact@hqmaths.edu.vn
Phone: +84 88 868 2022
Website: https://hqmaths.edu.vn